FAQ sur les associations villageoises d'épargne et de crédit (AVEC) - CARE

VSLA 101 (anglais)

FAQ sur les associations villageoises d'épargne et de crédit (AVEC)

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I. Informations de base

1. Qu'est-ce qu'un groupe d'épargne?

Un groupe d'épargne est un groupe autogéré de 15 à 25 membres individuels issus d'une communauté qui se réunissent régulièrement (chaque semaine, toutes les deux semaines ou tous les mois) pour économiser leur argent dans un espace sûr, accéder à de petits prêts et obtenir une assurance d'urgence.

2. Comment fonctionne un groupe d'épargne?

Les membres du Groupe d'épargne se réunissent régulièrement (chaque semaine, toutes les deux semaines ou tous les mois), créent un fonds de groupe (ou dépôt en espèces) en accumulant leur épargne sur laquelle ils peuvent emprunter au besoin et rembourser avec intérêts. À la fin d'un cycle d'exploitation déterminé (généralement d'environ un an), la totalité du fonds avec les intérêts gagnés est distribuée aux membres en fonction du montant que chacun a économisé dans le groupe. Les groupes recommencent généralement le cycle.

3. Quels sont les avantages de participer à un groupe d'épargne

Les groupes d'épargne aident les membres à

  • Économisez régulièrement en petites quantités flexibles;
  • Accédez à des prêts pour investir dans leurs entreprises ou payer de grosses dépenses comme les intrants agricoles;
  • Accédez à une aide d'urgence grâce à une caisse d'assurance de base;
  • Accédez à des sommes forfaitaires périodiques pour payer les frais de scolarité, les activités agricoles ou d'autres dépenses à la maison comme les réparations et les rénovations

4. Qu'est-ce qui fait que les groupes d'épargne fonctionnent avec succès?

Les groupes d'épargne fonctionnent avec succès lorsque les membres adoptent quelques éléments fondamentaux relatifs à la formation et à la gestion du groupe. Ceux-ci sont:

  • Auto-sélection - Les groupes choisissent leurs propres membres. (Ceux-ci devraient être la confiance des membres).
  • Gouvernance démocratique - Les chefs de groupe (comité de gestion) sont sélectionnés à chaque cycle via un processus électoral ouvert. N'importe qui peut être élu au comité de gestion.
  • Prise de décision transparente et inclusive - Les décisions du groupe sont prises par vote. Personne ne peut établir les règles.
  • Tenue de registres précise - Les groupes enregistrent chaque transaction lors de chaque réunion et tous les membres savent combien d'argent a été économisé.
  • Objectifs et engagements partagés - Les groupes se concentrent sur des objectifs communs et se soutiennent mutuellement pour atteindre leurs objectifs.

5. Comment les membres épargnent-ils dans un groupe d'épargne?

Des économies sont réalisées en achetant des actions. Le cours de l'action est déterminé par le groupe au début de chaque cycle. Le coût d'une action doit être suffisamment bas pour que chaque membre puisse acheter au moins une action à chaque réunion. Les membres peuvent ensuite acheter entre 1 et 5 actions à chaque réunion. Certains groupes exigent que les membres achètent un montant fixe à chaque réunion. D'autres permettent aux membres d'acheter plus d'actions lorsqu'ils en ont plus à épargner. Tous les membres doivent s'efforcer d'acheter au moins une action à chaque réunion.

6. Comment les membres empruntent-ils à un groupe d'épargne?

Une fois par mois, les groupes tiennent une réunion de prêt. Tout membre peut demander à emprunter des fonds et est invité à présenter la raison de l'emprunt et la manière dont il remboursera le prêt.

7. Y a-t-il une limite au montant que quelqu'un peut emprunter?

Un membre peut emprunter jusqu'à trois fois le montant qu'il a économisé, pour une période allant jusqu'à trois mois. La fixation de cette limite garantit que les membres n'empruntent pas plus qu'ils ne peuvent rembourser. Cela permet également de garantir que les autres membres du groupe peuvent emprunter des fonds.

8. Qui définit les règles de fonctionnement du groupe d'épargne

Chaque groupe d'épargne détermine le cours de son action, le taux d'intérêt du prêt, les options de durée du prêt, la contribution au fonds social et un système d'amendes pour violation des politiques du groupe. Celles-ci sont définies, approuvées par tous les membres et documentées dans la constitution du groupe. Le comité de direction élu du groupe s'assure du respect de ces politiques.

9. Quelles sont les limites des emprunts auprès d'un groupe d'épargne?

  • Les membres ne peuvent emprunter que jusqu'à trois fois la valeur de leur épargne totale dans le groupe
  • A l'approche de la fin du cycle, le Groupe d'épargne recouvre les encours de crédit et arrête de distribuer de nouveaux crédits. Cela se produit généralement 1 à 2 mois avant la fin du cycle.
  • La variation de la demande de prêts crée des limites sur les liquidités disponibles dans le groupe d'épargne
  • Le groupe d'épargne n'offre généralement pas de prêts à long terme

10. Les femmes peuvent-elles former un groupe d'épargne?

Oui! Les groupes d'épargne peuvent être composés uniquement de femmes ou d'un groupe mixte d'hommes et de femmes. Il est cependant recommandé de ne créer que des groupes de femmes pour s'assurer que les femmes ont un espace sûr pour leurs activités et sont capables de construire un réseau de soutien à travers le processus d'auto-sélection pour la formation de groupe.

11. Les hommes peuvent-ils faire partie d'un groupe d'épargne?

Oui! L'adhésion à un groupe d'épargne est ouverte aux femmes et aux hommes. Dans la plupart des cultures, la formation de groupes d'épargne mixtes avec des membres masculins et féminins est acceptée. Cependant, dans certains groupes mixtes, les hommes peuvent dominer les postes de décision et de leadership. Par conséquent, dans les groupes d'épargne mixtes, il est nécessaire qu'au moins trois des cinq membres élus du comité soient des femmes.

12. Ma communauté est très pauvre, serait-il encore possible pour moi et les membres de ma communauté de former et d'utiliser un groupe d'épargne?

Oui! Les économies dans un groupe d'épargne peuvent être aussi petites ou aussi importantes que le groupe le décide. Tout le monde n'a pas besoin d'économiser le même montant chaque semaine.

13. Quel est le montant qu'un membre du groupe d'épargne doit épargner à chaque réunion?

Les économies étant réalisées par l'achat d'actions, le Groupe fixe le prix par action et le nombre minimum / maximum d'actions qu'un membre peut acheter lors d'une assemblée. Les membres peuvent épargner des montants différents à chaque réunion.

14. Que se passe-t-il si moi ou un autre membre décide de quitter notre groupe d'épargne?

Lorsqu'un membre décide de quitter le groupe à la fin d'un cycle, le membre reçoit ses économies et sa part des revenus d'intérêts. Lorsqu'un membre se trouve dans une situation qui l'oblige à quitter le groupe au milieu d'un cycle, il récupère l'intégralité de son épargne mais n'est pas éligible pour accéder aux bénéfices du groupe.

15. Qui décide si un membre obtient un prêt du Groupe d'épargne?

Lors de la réunion du Groupe d'épargne, le groupe discute de chaque demande de prêt et décide ensemble de l'approuver. Si les fonds disponibles sont inférieurs à la demande de prêts, le groupe décide également quels prêts ont la priorité la plus élevée.

16. Quel est le montant maximum qu'un membre peut emprunter auprès du Groupe d'épargne?

Le groupe décide du montant maximum du prêt. Normalement, les groupes permettent à un membre d'emprunter pas plus de trois fois le montant qu'il a économisé avec le groupe.

17. Quel est le taux d'intérêt qu'un membre doit payer lorsqu'il contracte un prêt auprès du Groupe d'épargne?

Au début d'un cycle, le groupe décide de la commission de service (taux d'intérêt) sur les prêts.

18. Quand et où se tiennent les réunions du Groupe d'épargne?

Les groupes d'épargne doivent décider et convenir d'une heure, d'une date et d'un lieu pour les réunions. Les réunions peuvent avoir lieu dans une mosquée ou une église locale, une école ou un autre bâtiment public; au domicile d'un membre du groupe, ou même sous un arbre qui offre une certaine intimité. Il est important que l'emplacement soit suffisamment grand pour que tous les membres soient confortablement installés et qu'il offre une certaine protection contre le soleil, le froid et la pluie.

19. Comment les membres font-ils le suivi de leurs transactions dans un groupe d'épargne?

Tous les membres ont un livret individuel pour noter et suivre l'épargne individuelle, les informations sur les prêts. Cela permet également d'éviter la confusion et les querelles concernant les transactions entre les membres du groupe d'épargne.

20. Comment les groupes d'épargne peuvent-ils garantir un stockage sûr des espèces collectées à chaque réunion?

Tout l'argent collecté lors de la réunion du Groupe d'épargne est conservé sous clé dans une caisse, avec trois serrures, qui ne peut être ouverte en réunion que lorsque tous les détenteurs de clés et au moins les deux tiers des membres sont présents.

21. Tous les membres du groupe d'épargne ont-ils les mêmes droits?

Oui, tous les membres ont les mêmes droits dans les groupes d'épargne, tous les membres ont le droit d'être élus au comité de direction, ont le droit de proposer une question à débattre en réunion et en votant la règle «une personne, une voix »S'applique.

22. Tous les membres doivent-ils emprunter auprès du Groupe d'épargne?

Alors que l'actif du groupe augmentera rapidement grâce aux prêts émis, les membres ne sont pas obligés d'emprunter. D'ailleurs, aucun membre ne devrait se sentir obligé de contracter un prêt dont il n'a pas besoin.

23. Un groupe d'épargne peut-il prêter à des non-membres?

Les prêts du groupe sont réservés aux membres du groupe. Les prêts à des non-membres peuvent être très risqués car les non-membres, qui n'ont rien investi dans le groupe, sont susceptibles de faire défaut sur les prêts. Les groupes d'épargne ne devraient jamais prêter à des non-membres.

24. Pourquoi est-il important pour le Groupe d'épargne de facturer des frais de service sur les prêts accordés aux membres?

Frais de service facturés par les groupes sur les prêts -

  • Découragez les emprunts sans besoin ni objectif important;
  • Augmenter les fonds (actifs) du groupe;
  • Récompensez les membres pour leur contribution au fonds de prêt.

25. Pour les membres contractant un prêt auprès du Groupe d'épargne, en quoi les intérêts versés au groupe diffèrent-ils de ceux versés aux prêteurs ou à une institution financière?

La principale différence pour le membre qui paie des intérêts sur le prêt emprunté au groupe est le fait que les intérêts payés au groupe deviennent un actif du groupe que le membre peut récupérer (au moins une partie) à la fin du cycle lorsque le l'argent est partagé.

26. Qui gère et organise les opérations du groupe d'épargne?

Chaque groupe d'épargne est autogéré par un comité de gestion de cinq membres composé d'un président, d'un trésorier / gardien de caisse, d'un secrétaire / archiviste et de deux compteurs d'argent. Ces postes sont élus au début de chaque cycle par le groupe, mais en cas de sous-performance, les membres ont le pouvoir de remplacer un poste.

27. En quoi les groupes d'épargne sont-ils bénéfiques pour les femmes?

Pour les femmes qui n'ont jamais travaillé auparavant pour gagner un revenu, gagner de l'argent grâce à leur épargne augmente leur indépendance et les soutient dans les décisions concernant leurs dépenses familiales. En gérant et en faisant fructifier leur argent, les femmes gagnent le respect des hommes, des voisins et des membres de la communauté.

28. Comment le Groupe d'épargne peut-il garantir qu'aucune transaction ne se produise en dehors des réunions de groupe?

Pour éviter toute transaction en dehors des réunions du Groupe d'épargne, les espèces et les livrets sont enfermés dans une caisse sécurisée avec des cadenas. La pratique courante consiste à sécuriser la caisse à l'aide de trois cadenas, trois membres du groupe détenant chacun une des clés. Tous les membres ont un livret individuel où toutes leurs parts et prêts sont enregistrés à chaque réunion.

29. Comment le Groupe d'épargne suit-il ses activités?

Chaque groupe d'épargne devrait mettre en place une procédure de tenue de registres. En général, la tenue de registres peut être effectuée en utilisant l'une des trois approches de base:

  • Mémorisation (généralement pour les groupes dont le niveau d'alphabétisation est très bas);
  • Livrets et enregistrement des soldes de clôture du groupe;
  • Grands livres centraux pour suivre l'activité financière des membres du groupe.

 

II. Constitution d'un groupe d'épargne et procédures de réunion

30. Comment créer un groupe d'épargne?

Vous devez réunir un groupe de 15 à 25 personnes pour former un groupe d'épargne. Les membres d'un groupe d'épargne sont auto-sélectionnés, ce qui signifie qu'ils choisissent qui peut participer à leur groupe. Il est important que les membres choisissent:

  • Les gens qu'ils connaissent déjà sont dignes de confiance et fiables;
  • Les personnes qui peuvent assister aux réunions hebdomadaires et participer aux économies hebdomadaires;
  • Les personnes qui vivent dans la même communauté ou village

31. Quels sont les aspects à garder à l'esprit lors du choix du lieu des réunions du Groupe d'épargne?

Certains aspects à prendre en compte lors du choix d'un lieu pour les réunions du groupe d'épargne sont:

  • Distance de l'emplacement du domicile des membres;
  • L'intimité et la sécurité de l'emplacement proposé;
  • La disponibilité d'une structure abritée si l'emplacement est à l'extérieur.

32. Quelle est la disposition des sièges qui pourrait être nécessaire pour les réunions du groupe d'épargne?

En règle générale, les membres seront invités à aménager des nattes ou des chaises et, si possible, une table basse à utiliser pour les transactions d'achat d'actions / d'épargne et de prêt. Pour prendre en charge des opérations claires et transparentes, les membres doivent s'asseoir en cercle ou en demi-cercle, de sorte que les transactions soient visibles par tous les membres du groupe.

33. Pourquoi moi ou un autre membre ne pouvons-nous pas changer l'endroit où nous siégeons ou à côté de qui nous siégeons à chaque réunion?

Dans la réunion où le groupe décide de la disposition des sièges, les membres de l'assemblée générale forment un demi-cercle pour s'asseoir et décider de leur position dans le demi-cercle qui devient leur place permanente. Le comité de direction rejoint ce demi-cercle pour former un cercle complet. Il est important de maintenir la place assise pour assurer un processus d'épargne et de prêt ordonné et efficace, ainsi que pour faciliter la saisie des informations dans les livrets des membres par les archivistes.

34. Quel est le processus permettant à un groupe de démarrer un deuxième cycle d'épargne?

Une fois le cycle terminé, les membres qui souhaitent continuer avec le groupe dans le cycle suivant doivent l'indiquer, et ceux qui ne le font pas doivent également le dire au groupe. Si certains membres décident de quitter le groupe, d'autres personnes peuvent être autorisées à se joindre au début de ce nouveau cycle. Une fois que la composition des membres du groupe est réglée (rester tel quel ou inviter de nouveaux membres à se joindre), le groupe doit décider de la valeur d'une part pour le nouveau cycle. Il peut augmenter si les membres veulent augmenter la taille de leur fonds de prêt, ou il peut diminuer si les membres ont eu du mal, au cours du premier cycle, à respecter l'exigence minimale d'achat d'actions.

35. Quelles sont les activités qui ont lieu lors de la toute première réunion d'épargne du Groupe?

En général, les principales activités de la toute première réunion d'épargne du groupe sont:

  1. Ouverture de la réunion par le président;
  2. Appel du registre de présence par le registraire;
  3. Achat d'actions (épargne) par les membres;
  4. Perception des amendes (le cas échéant);
  5. Calcul du solde du fonds de prêt par les compteurs d'argent;
  6. Décaissement de prêts aux membres qui ont demandé un prêt (approuvé par le groupe);
  7. Soldes de clôture et caisse;
  8. Discussion de toute autre question importante pour le groupe et remarques de clôture.

36. Quelles sont les activités qui ont lieu lors des réunions ultérieures après la première réunion d'épargne du Groupe?

En général, les principales activités des réunions après la première réunion d'épargne du groupe sont:

  1. Ouverture de la réunion par le président;
  2. Appel du registre de présence par le registraire;
  3. Achat d'actions (épargne) par les membres;
  4. Revue des dépenses du groupe;
  5. Remboursement de prêt par les membres qui ont contracté un prêt auprès du groupe;
  6. Perception des amendes (le cas échéant);
  7. Calcul du solde du fonds de prêt;
  8. Décaissement de prêts aux membres qui ont demandé un prêt (approuvé par le groupe);
  9. Examen du solde du fonds social et des nouvelles demandes du fonds social;
  10. Soldes de clôture et caisse;
  11. Discussion de toute autre question importante pour le groupe et remarques de clôture.

37. Quelle est la procédure pour «l'ouverture de la réunion» lors de la première réunion d'épargne du Groupe?

La première réunion du groupe concernant l'achat d'actions et le décaissement du prêt commence par les étapes ci-dessous.

  • Le président déclare la réunion ouverte et compte le nombre de membres pour s'assurer qu'au moins les deux tiers sont présents;
  • Les porte-clés ouvrent la boîte, qui reste devant le gardien de la boîte;
  • Le bol des amendes est placé devant le président, afin que les amendes (le cas échéant) puissent être perçues pendant la réunion;
  • Le registraire effectue un appel nominal et remet aux membres leurs livrets

38. Quelle est la procédure à suivre par le groupe pour commencer l'achat / l'épargne d'actions?

Une fois le groupe formé et mis en place et l'ouverture de la réunion terminée,

  • Le président annonce que les membres effectueront leur premier achat / épargne d'actions. Le responsable du dossier appelle chaque membre au front par son nom, en suivant l'ordre numérique.
  • Chaque membre achète entre une et cinq actions, en remettant l'argent aux guichets et son livret au responsable du registre.
  • Les compteurs d'argent comptent l'argent, le placent dans le bol de comptage et annoncent le nombre d'actions achetées.
  • Le teneur de registres tamponne le nombre correct d'actions dans le livret et raye tous les blocs inutilisés. Le membre vérifie ensuite et confirme que le cachet du livret est correct.

39. Quelle est la procédure relative à l'examen des dépenses lors de la réunion du groupe?

À chaque réunion de groupe, pour les dépenses passées en attente d'examen, le membre qui a effectué la dépense rend compte et retourne toute monnaie aux compteurs d'argent, qui la placent dans le bol de comptage.

Pour les nouvelles dépenses (approuvées par tous les membres), le président demande aux compteurs d'argent de retirer le montant nécessaire du bol de comptage et de le remettre au membre qui est responsable de payer la dépense.

40. Quelle est la procédure d'octroi de prêts aux membres lors de la réunion du groupe?

Le processus d'émission de prêts des groupes d'épargne est le suivant:

  1. Le président sollicite les demandes de prêt en rappelant aux membres la durée du prêt et le montant maximum du prêt (trois fois l'épargne du membre);
  2. Chaque membre qui désire un prêt fait alors une demande à haute voix au groupe, en annonçant le montant demandé et le but du prêt;
  3. Le registraire vérifie le nombre d'actions que le membre a déjà sauvegardées, pour s'assurer que le membre est éligible pour le montant demandé;
  4. Le registraire calcule alors la valeur totale des demandes et l’annonce;
  5. Si la valeur totale des prêts demandés est supérieure à l'argent disponible dans le fonds de prêt, le groupe doit discuter des ajustements aux montants des prêts individuels jusqu'à ce que tous les membres soient satisfaits;
  6. Une fois qu'il est décidé combien chaque membre emprunteur recevra, le responsable du registre appelle chaque membre emprunteur à l'avant;
  7. Le responsable du registre entre ensuite le numéro du prêt, le montant du prêt et les frais de service dus dans le livret du membre;
  8. Le teneur de registres donne instruction aux compteurs d'argent de donner au membre emprunteur le montant du prêt provenant du bol de comptage de l'argent;
  9. Le membre emprunteur compte l'argent et signe le livret;
  10. Le comptable ordonne alors au membre emprunteur d'annoncer au groupe le montant total et la date de paiement du prêt.

41. Comment le groupe collecte-t-il les cotisations sociales des membres et effectue-t-il les versements lors de la réunion du groupe d'épargne?

Le Groupe suit le processus ci-dessous pour collecter les cotisations au fonds social et effectuer les versements

  1. Le président annonce que des contributions seront versées au fonds social. Tous les membres doivent contribuer le même montant;
  2. Le registraire appelle chaque membre par son nom pour donner sa contribution au fonds social aux compteurs. Les compteurs de monnaie confirment le montant et le placent dans le bol de comptage de monnaie, tandis que le comptable enregistre le montant dans le registre central;
  3. Le registraire sollicite alors de nouvelles demandes auprès du fonds social. Les membres dans le besoin font leur demande au groupe. S'il est approuvé, l'argent est fourni au membre conformément à la constitution;
  4. Une fois que tous les paiements ont été effectués, les compteurs comptent l'argent restant du fonds social;
  5. Le comptable confirme le solde du fonds social et note le montant dans le registre central;
  6. L'argent du fonds social est ensuite placé dans son sac en tissu et remis dans la caisse.

42. Quelles sont les procédures relatives au remboursement des prêts lors des réunions du Groupe d'épargne?

Le processus commence par le président demandant aux membres qui doivent rembourser les prêts de s'identifier, puis-

  1. Le registraire vérifie le montant dû en se référant à ses livrets;
  2. Chaque membre emprunteur est ensuite appelé au front par ordre numérique pour donner le montant de son paiement aux compteurs;
  3. Les compteurs d'argent comptent le paiement, annoncent le montant et le placent dans le bol de comptage de l'argent;
  4. Le responsable du registre entre le paiement dans le livret du membre sous «Montant payé»;
  5. Le responsable du registre calcule ensuite le solde restant dû (le cas échéant) et l'inscrit sous «Montant du prêt» dans le livret du membre;
  6. Si le solde restant dû est égal à zéro, le teneur de registres signe le livret et annonce que le prêt est remboursé, annulant le prêt avec une ligne rouge diagonale tracée à travers les transactions.

43. Quelle est la procédure à suivre par les groupes pour régler les prêts en cours lors de la réunion de partage du groupe d'épargne?

Si un membre doit au groupe au moment du `` partage '', les parts égales en valeur à la dette seront annulées dans le livret, et cela peut être fait de deux manières:

  1. Annuler les actions équivalentes au prêt en cours à leur valeur d'origine;
  2. Annulez les actions équivalentes au prêt en cours à leur nouvelle valeur, qui comprend les intérêts gagnés.

Dans la première option, le membre défaillant est pénalisé, car l'annulation des actions signifie qu'il ne recevra pas le bénéfice sur ces actions. Dans tous les cas, cette procédure doit être clairement définie dans la constitution du groupe et suivie en conséquence.

44. Comment le solde du fonds de prêt est-il calculé lors de la réunion du Groupe d'épargne?

Le solde du fonds de prêt est calculé lors de la réunion du groupe selon le processus ci-dessous:

  1. Les compteurs d'argent combinent l'argent dans le bol des amendes et les ajoutent au bol de comptage de l'argent;
  2. Les compteurs d'argent comptent l'argent dans le bol de comptage de l'argent et le registraire annonce le montant total au groupe;
  3. Le registraire informe et confirme également que cet argent constitue son fonds de prêt.

 

III. Gérer un groupe d'épargne

45. Quelle est la structure de gouvernance du groupe d'épargne?

L '«Assemblée générale» et le «Comité de direction» sont au cœur de la structure de gouvernance du Groupe d'épargne. L'Assemblée générale n'est qu'un nom officiel pour l'ensemble du groupe qui élit le Comité de direction qui est chargé d'assurer le fonctionnement du groupe selon les règles définies par l'Assemblée générale.

46. ​​Quel est le rôle du comité de gestion?

Un comité de direction est une équipe de personnes élues par les membres du groupe d'épargne (assemblée générale) au sein du groupe et est chargée d'assurer le bon fonctionnement du groupe. Le comité de direction applique les règles établies par l'Assemblée générale et assume la responsabilité de diriger les réunions et de représenter le groupe auprès des parties externes.

47. Quelle est la principale différence entre l'Assemblée générale et le Comité de direction du Groupe d'épargne?

Tous les membres du Groupe d'épargne sont membres de l'Assemblée générale. L'Assemblée générale, et non le comité de direction, est chargée de fixer les règles et règlements du groupe dans une constitution écrite. L'assemblée générale élit le comité de direction qui est chargé d'assurer le fonctionnement du groupe selon les règles définies par l'assemblée générale.

48. Quelles sont les différentes fonctions au sein du comité de direction du groupe d'épargne?

Le comité de gestion est composé de

  • 1 président
  • 1 archiviste
  • 1 gardien de boîte
  • 2 compteurs d'argent
  • 3 porte-clés (un pour chacune des trois clés utilisées pour verrouiller la boîte)

49. Quel est le rôle du président dans un comité de gestion du groupe d'épargne?

Le président:

  • Ouvre les réunions, annonce l'ordre du jour et anime les discussions;
  • S'assure que les réunions suivent la procédure appropriée et que la constitution est respectée;
  • Maintient la discipline et facture des amendes au besoin;
  • Facilite les discussions et s'assure que les opinions de tous les membres sont prises en compte;
  • Résout les conflits;
  • Représente le groupe auprès des étrangers et des non-membres, y compris des représentants du gouvernement local.

50. Quel est le rôle du comptable dans un comité de direction du groupe d'épargne?

Le archiviste:

  • S'assure que toutes les transactions financières concernant le fonds social, l'achat d'actions / l'épargne et le prêt se déroulent conformément à la procédure;
  • Effectue toutes les entrées de livret pour les actions et les prêts;
  • Tient à jour et fournit un résumé verbal et une mise à jour de la situation financière du groupe à chaque réunion.
  • Dans certains cas, le responsable du registre aide à documenter la constitution du groupe.

51. Quel est le rôle du «box-keeper» dans un comité de direction du groupe d'épargne?

Le gardien de la boîte:

  • Garde la caisse sûre et sécurisée entre les réunions;
  • Apporte la caisse à chaque réunion.

52. Quel est le rôle du «comptoir monétaire» dans un comité de direction du groupe d'épargne?

Les deux compteurs d'argent:

  • Suivre et valider tous les mouvements d'argent à la fois dans et hors de la caisse;
  • Comptez l'argent lors de chaque opération de caisse;
  • Informer le registraire de chaque transaction;
  • Aider le responsable du registre à résoudre tout écart de trésorerie.

53. Quel est le rôle du «détenteur de clé» dans un comité de direction du groupe d'épargne?

Les trois détenteurs de clés:

  • Apportez la clé à chaque réunion;
  • Ouvrez la caisse au début de la réunion;
  • Fermez la caisse à la fin de la réunion une fois que tout l'argent et le matériel ont été remis à l'intérieur.

54. Comment les membres nomment-ils d'autres membres pour les postes du comité de direction?

Tout membre du groupe d'épargne peut nommer une personne du groupe pour les différents postes du comité de direction à condition que la personne désignée accepte de participer aux élections et soit disposée à assumer les tâches du poste, si elle remporte l'élection. Si un membre ne veut pas être nommé, il ou elle peut refuser de se présenter aux élections.

55. Comment un groupe d'épargne assure-t-il la représentation des femmes au sein du comité de direction dans un groupe qui compte à la fois des hommes et des femmes?

Pour un groupe d'épargne composé à la fois de membres masculins et féminins, au moins quatre membres du comité de gestion doivent être des femmes, et il est suggéré qu'au moins une femme occupe le poste de président, de teneur de registre ou de box-keeper (plutôt que simplement le comptoir de billets ou les positions des détenteurs de clés).

56. Quel est le processus d'élection du comité de direction d'un groupe d'épargne?

Le processus d'élection des postes au sein du comité de direction doit être transparent, les votes des membres restant confidentiels.

  1. Les membres nomment d'abord au moins 2 et jusqu'à quatre candidats au poste de président;
  2. Chaque candidat désigné reçoit une carte colorée;
  3. Des urnes (ou sacs) de couleur correspondant aux cartes de couleur des candidats doivent être mises à disposition dans un espace séparé et privé pour que les membres puissent voter;
  4. Un par un, les membres se rendent dans la zone avec les cases colorées et votent, anonymement;
  5. Les votes sont ensuite comptés et le gagnant est annoncé;

Le même processus est répété jusqu'à ce que tous les postes soient pourvus. Les détenteurs de clés peuvent être sélectionnés par un vote à main levée à la fin des élections.

57. Quelle est la fréquence des élections pour les postes du comité de direction dans un groupe d'épargne?

Les élections au comité de direction ont généralement lieu au moins une fois par an, généralement au début d'un nouveau cycle. En organisant des élections régulières, le groupe est en mesure de sélectionner les membres les plus aptes à assumer les tâches et les membres réélus du comité de direction se sentent reconnus pour leur travail et restent motivés à jouer leur rôle.

58. Quel est le besoin et le but d'une constitution pour un groupe d'épargne?

Une constitution est définie par l'assemblée générale (membres du groupe) et des documents:

  • Les politiques ou règles relatives à l'achat d'actions / d'épargne, aux pratiques de prêt et au fonds social;
  • Comment le groupe répartira son argent à la fin du cycle;
  • La structure du comité de direction du Groupe

59. Quelles sont les sections clés de la constitution?

La constitution du groupe d'épargne comprend deux parties (ou sections) principales -

  1. Structure de gouvernance;
  2. Services proposés par le Groupe (tels que l'épargne, les prêts et le fonds social).

60. Qu'est-ce qui est décrit dans la section «Structure de gouvernance» de la constitution du groupe d'épargne?

La gouvernance du groupe concerne le fonctionnement du groupe et donc la section couvre:

  • Le but du groupe;
  • Directives d'adhésion;
  • Procédures d'élection et de révocation du comité de direction
  • Fréquence des réunions de groupe;
  • Procédures régissant la sortie ou le décès des membres;
  • Règles relatives à l'imposition d'amendes.

61. Qu'est-ce qui est décrit dans la section «Services offerts» de la constitution du groupe d'épargne?

La section services de la constitution du groupe d'épargne décrit:

  • Comment les membres épargnent;
  • Comment les membres empruntent;
  • Règles concernant les cotisations et les prestations au fonds social.

62. Quel est le processus que les membres devraient suivre lorsqu'ils rédigent les statuts de leur groupe d'épargne?

Le groupe doit passer en revue chacun des aspects de la structure de gouvernance et de la section des services de la constitution en détail, discuter et décider des règles et règlements qu'il souhaite adopter. Les groupes devraient passer du temps et ne pas se précipiter dans ce processus car les règles adoptées devront être respectées. Le responsable du registre du groupe (s'il est alphabétisé) peut documenter les règles et règlements convenus, complétant ainsi le processus de rédaction de la Constitution.

63. Dans quelles situations la constitution du groupe peut-elle être modifiée?

Tout membre de l'Assemblée générale du groupe peut proposer une modification de la constitution et les deux tiers des membres doivent être d'accord avant que la constitution puisse être modifiée.

64. Quels sont les exemples de scénarios dans lesquels un membre se voit imposer une amende par le groupe?

Il existe différentes raisons pour lesquelles le groupe peut décider de facturer une amende à ses membres, mais l'objectif principal est d'encourager les membres à maintenir la discipline et à suivre les règles établies par le groupe. Il est important que les scénarios nécessitant une amende et les montants respectifs des amendes soient clairement définis dans la section Structure de gouvernance de la constitution du groupe. Quelques exemples de scénarios peuvent être:

  • Non-présence;
  • Arriver tard aux réunions;
  • Discuter à travers les actes des réunions;
  • Manquer de respect à un collègue;
  • Défaut d'une personne du comité de gestion dans l'exercice de ses fonctions.

65. Comment un groupe d'épargne peut-il s'assurer qu'il n'y a pas de retardataires aux réunions?

L'arrivée à temps de tous les membres maintient les réunions dans les délais, permettant aux membres de reprendre leurs tâches quotidiennes sans délai. Les groupes d'épargne peuvent décider d'infliger une amende aux retardataires, incitant ainsi les gens à être à l'heure. Le montant de l'amende doit être décidé par le groupe, être un montant raisonnable qui n'est ni trop bas ni trop élevé et documenté dans la constitution du groupe.

66. Quelles sont les situations potentielles que le groupe doit envisager concernant les membres qui quittent le groupe?

Il est important que, tout en définissant la section sur la structure de gouvernance de la constitution du groupe, le groupe définisse clairement les situations potentielles et les mesures correspondantes concernant les membres quittant le groupe entre un cycle, cela inclut: Si un membre quitte le groupe

  • Parce qu'il ou elle n'a pas d'alternative (comme déménager hors du village / de la communauté);
  • Avant la fin du cycle sans raison légitime;
  • Parce que le membre est expulsé pour avoir omis de faire régulièrement des achats d'actions / d'épargne;
  • Parce que le membre est expulsé pour ne pas avoir remboursé un prêt;
  • En raison du décès du membre;

Pour chaque situation comme celle ci-dessus et d'autres, le groupe doit clairement définir comment calculer le montant que le membre doit être payé.

67. De quelles manières un groupe peut-il évaluer sa propre performance?

Un groupe d'épargne peut évaluer sa propre performance à l'aide de questions qui couvrent des aspects importants nécessaires au bon fonctionnement du groupe. Certaines des questions peuvent également être utilisées à mi-chemin du cycle.

  • Participation - Au moins 80% des membres ont-ils assisté aux réunions?
  • Fiabilité - Au moins les 3/4 des membres sont-ils arrivés à l'heure?
  • Capacité - Le comité de gestion a-t-il bien joué son rôle?
  • Discipline - La Constitution a-t-elle été respectée?
  • Implication - Les membres du groupe ont-ils participé aux discussions?
  • Compréhension du processus - Les procédures d'achat d'actions / d'épargne et de prêt ont-elles été correctement suivies?
  • Engagement - Au moins 80% des membres ont-ils épargné régulièrement depuis le début du cycle?
  • Être organisé - Les registres d'achat d'actions / d'épargne sur livret étaient-ils à jour et exacts? Les dossiers de prêt sur livret étaient-ils à jour et exacts?
  • Transparence et exactitude - Le responsable du registre a-t-il résumé avec précision la situation financière du groupe à la fin de la réunion?
  • Des retours sur économies ont-ils été réalisés? (si évaluation de fin de cycle)
  • Combien de membres ont indiqué qu'ils souhaitaient continuer pour un deuxième cycle (si évaluation de fin de cycle)
  • Le recouvrement de 100% des prêts a-t-il été réalisé avant la répartition? (si évaluation de fin de cycle)

68. Quelles sont les principales responsabilités des membres du Groupe d'épargne?

Les principales responsabilités des membres comprennent:

  • Assister à toutes les réunions et être ponctuel;
  • Soyez attentif aux réunions et participez;
  • Contribuer au moins le minimum d'achat d'actions / d'épargne à chaque réunion;
  • Rembourser les prêts (le cas échéant) à temps;
  • Coopérer pour approuver les demandes de prêt des autres membres et les demandes de soutien du fonds social;
  • Coopérez pour résoudre les désaccords et les conflits qui peuvent survenir entre les membres du groupe.

IV. Des économies

69. Comment un groupe d'épargne détermine-t-il la valeur d'une action?

Une part est le montant minimum que chaque membre du groupe d'épargne doit épargner à chaque réunion pendant le cycle. Par conséquent, la valeur d'une part doit être un montant que chacun dans le groupe peut se permettre d'économiser à chaque réunion tout au long du cycle, y compris les périodes où les membres peuvent avoir très peu d'argent à épargner. Le groupe peut animer une discussion pour aider les membres à choisir une valeur d'épargne qui satisfait tout le monde. Le groupe doit fixer le montant de sa part à une valeur qui tient compte de la préférence de valeur inférieure des membres. Pour les membres ayant une préférence de valeur d'actions plus élevée, ils peuvent toujours acheter des actions supplémentaires, jusqu'à un maximum de cinq actions.

70. Pourquoi est-il important de limiter l'achat d'actions des membres des groupes d'épargne à cinq actions à chaque réunion?

L'économie minimum d'une part par réunion garantit que tout le monde est engagé dans le groupe et que l'argent est disponible pour les prêts. La limite supérieure de cinq parts empêche certains membres de dominer le groupe en contribuant de manière disproportionnée. La fourchette de une à cinq actions donne aux membres la flexibilité d'épargner un montant qu'ils peuvent se permettre et tient compte des flux de trésorerie variables des membres au fil du temps.

71. Quels sont les inconvénients pour le Groupe d'épargne causés par l'épargne irrégulière des membres?

Les principaux inconvénients de l'épargne irrégulière des membres sont

  • Le fonds de prêt ne croîtra pas assez vite et les membres auront moins d'argent à emprunter;
  • Des prêts moins nombreux et moins importants signifient que les membres gagneront moins de rendement sur leur épargne à la fin du cycle.

72. Quelles mesures un groupe d'épargne peut-il prendre pour garder ses membres motivés et engagés à épargner régulièrement?

Le Groupe d'épargne peut prendre différentes mesures pour éviter l'épargne irrégulière des membres.

Par exemple, le groupe peut décider que:

  • Un membre qui ne parvient pas à épargner régulièrement aura moins de chances de recevoir un prêt;
  • Un membre qui ne parvient pas à épargner pour un «nombre X» de réunions consécutives peut être expulsé du groupe à moins que le membre n'ait une raison acceptable de manquer les paiements.

De telles décisions du Groupe doivent être clairement documentées dans la constitution du Groupe avant le début du cycle.

73. Un membre peut-il revendre des actions au Groupe?

Oui, cela est possible en cas d'urgence. Lorsque les membres font face à des problèmes personnels, la possibilité de revendre des actions leur donne accès à leur épargne. Mais il est important que les membres comprennent qu'ils perdront leurs revenus futurs lorsque les bénéfices seront répartis.

74. Comment la nouvelle valeur de l'action est-elle calculée lors de l'assemblée de partage du groupe d'épargne?

Le processus commence avec le responsable du registre totalisant tous les partages sauvegardés par le Groupe. Viennent ensuite les compteurs comptant tout l'argent disponible dans la caisse (hors fonds social). Le responsable du registre divise alors le montant total de l'argent disponible par le nombre total d'actions, ce qui donne la nouvelle valeur de l'action individuelle. Le registraire annonce cette nouvelle valeur au groupe.

75. Comment le Groupe d'épargne calcule-t-il la valeur de partage pour chaque membre à la fin d'un cycle?

Le teneur de registres multiplie la nouvelle valeur d'une action par le nombre total d'actions sauvegardées par un membre, comme indiqué dans son livret respectif, qui définit la valeur de partage totale que le membre recevra. Ce processus de calcul est effectué pour tous les membres.

76. Comment la valeur de «partage» est-elle distribuée à tous les membres du groupe d'épargne à la fin d'un cycle?

Le processus ci-dessous est suivi pour distribuer la valeur de «partage» aux membres du groupe d'épargne à la fin d'un cycle.

  1. Le compteur Money sort l'argent de la caisse pour chaque membre (en fonction de leur valeur de partage) et le place dans le livret du membre;
  2. Cette procédure est répétée jusqu'à ce que tout l'argent (hors fonds social) ait été distribué;
  3. S'il reste une petite somme d'argent (parce que les montants de la valeur de partage ont été arrondis vers le bas), l'argent peut être remis dans le sac du fonds de prêt;
  4. S'il n'y a pas assez d'argent pour payer tout le monde, c'est une indication qu'une erreur s'est produite et que l'argent doit être reconstitué, recompté et la procédure répétée.

 

V. Prêts

77. Quelles sont les principales conditions qu'un groupe d'épargne doit définir en matière de prêts?

Pour les prêts, le Groupe doit évaluer et établir des lignes directrices et des conditions claires (documentées dans la constitution du Groupe) relatives à:

  • La durée du prêt;
  • La taille maximale du prêt;
  • Les frais de service;
  • Objet du prêt - en tant que considération pour l'approbation du prêt

Ceci est important pour assurer le bon fonctionnement du groupe et éviter le favoritisme ou les désaccords concernant les prêts.

78. Quelle est la «durée du prêt» dans un groupe d'épargne?

En général, un prêt est accordé aux membres (qui en ont fait la demande et se qualifient) pour une période de quatre semaines au cours du premier cycle. Dans les groupes d'épargne, les prêts ont tendance à être à court terme pour permettre à tout le monde d'emprunter. Le groupe décide de la durée du prêt, le maximum pouvant aller jusqu'à trois mois.

79. Pourquoi les membres du Groupe d'épargne ne peuvent-ils pas emprunter plus de trois fois leur épargne totale?

Pour protéger les intérêts des membres et les protéger du risque de s'endetter, il existe une restriction sur le montant que les membres peuvent emprunter auprès du Groupe d'épargne, qui est au maximum trois fois leur épargne totale. Surtout,

  • Les petits prêts empêchent les membres d'emprunter plus qu'ils ne peuvent se permettre de rembourser confortablement;
  • Dans le cas où un membre est incapable de rembourser le prêt (défauts de paiement), les petits prêts réduisent au minimum le risque de groupe;
  • Les petits prêts aident à éviter une distribution inégale de fonds limités.

80. Quels sont les frais de service qu'un groupe d'épargne doit fixer pour les prêts?

À titre de référence, les groupes d'épargne facturent généralement des frais de service de 10%. Cependant, certains groupes facturent jusqu'à 20 pour cent et aussi peu que 5 pour cent. Un taux de 10 pour cent pourrait être plus facile pour les groupes de travailler avec, à des fins de calcul. Un groupe peut décider du taux en discutant avec le groupe de l'expérience passée des membres avec les frais de service et en comprenant combien le membre qui emprunte peut se permettre de payer.

 

VI. Fonds sociaux

81. Quelle est la contribution au fonds social?

Les membres du groupe d'épargne paient des frais au fonds social pour couvrir les urgences telles que la maladie, les frais funéraires, les réparations de la maison et autres urgences, ou les frais de scolarité des orphelins de parents décédés. Conservé dans un sac spécifique dans la caisse, le fonds social est géré séparément du fonds d'épargne et de crédit, aucun intérêt n'est facturé pour les prêts du fonds social, il n'est pas réparti en fin d'année et peut être reporté L'année prochaine.

82. Quand les membres peuvent-ils demander le soutien du fonds social?

Les membres peuvent faire des demandes de soutien auprès du fonds social lors de réunions de groupe régulières, mais en cas d'urgence, ils peuvent également demander l'accès à ce fonds en dehors des réunions régulières.

83. Quels types d'urgences pourraient être couverts par un fonds social du Groupe d'épargne?

Les événements généralement couverts par un fonds social comprennent:

  • Funérailles;
  • Les naissances;
  • Mariages;
  • Catastrophes majeures (par exemple un incendie dans une maison);

Ou toute autre situation d'urgence définie par le groupe dans la constitution du groupe.

84. En quoi le fonds social est-il différent du fonds de prêt?

Le fonds social n'est pas lié au fonds de prêt. Chaque membre contribue un montant égal au fonds social, qui est séparé du fonds de prêt et n'est jamais utilisé pour les prêts. Ceci est principalement dû au fait que les urgences ne peuvent être prédites et que de l'argent doit rester disponible avec le groupe (et accessible aux membres) pour de telles situations.

85. Comment un groupe d'épargne devrait-il décider du montant des cotisations régulières au fonds social?

En règle générale, les groupes d'épargne exigent que les cotisations au fonds social représentent ¼ à ½ de la valeur d'une seule action. Il appartient au groupe de décider d'une contribution appropriée, mais certaines étapes à considérer sont: - déterminer et lister les événements pouvant bénéficier d'un soutien du fonds social et définir un montant pour chacun des événements, en tenant compte des contributions collectives et d'une estimation des chances de survenance de l'événement.

86. Le Fonds social est-il distribué lors de la réunion de partage du groupe d'épargne?

Le fonds social n'est pas distribué lors de la réunion de partage du groupe. La raison en est que le fonds social appartient au groupe et qu'il peut être distribué à tout moment à parts égales à tous les membres (car ils ont tous cotisé le même montant). Cependant, celle-ci est distincte et ne doit pas être confondue avec la répartition du fonds de crédit du groupe.

 

VII. Caisse et mesures de sécurité

87. Quelles sont les mesures de sécurité utilisées par les groupes d'épargne pour garder l'argent en sécurité?

Les principales mesures de sécurité mises en œuvre par les groupes d'épargne comprennent:

  • Une caisse solide verrouillable est utilisée pour garder l'argent à l'abri des éléments du feu et du vol;
  • Les trois verrous de la caisse garantissent que toutes les transactions se déroulent devant le groupe;
  • La sécurité est améliorée par les efforts des membres pour rester prudents et éviter de dire aux non-membres où se trouve la caisse, ce qui contribue à réduire le risque de vol;
  • La caisse est détenue par le gardien, qui la garde entre les réunions. Lorsque la boîte est verrouillée à la fin de la réunion, le gardien de la boîte ne peut pas l'ouvrir car il n'a pas les clés;
  • Au cours du cycle, l'essentiel de l'épargne est distribué sous forme de prêts. Dans ce cas, il reste généralement très peu d'argent dans la caisse entre les réunions, ce qui réduit le risque pour la sécurité.

88. Pourquoi est-il important pour les groupes d'épargne d'utiliser des caisses verrouillables?

Il est important que les groupes d'épargne utilisent des caisses verrouillables car cela favorise et aide à maintenir la confiance dans le système. Les groupes qui n'utilisaient pas de caisses verrouillables ont subi des pertes (et une confiance réduite dans la direction du groupe, qui est souvent soupçonnée de faire un usage privé de l'argent, entre les réunions). La caisse verrouillable garantit que les transactions ne peuvent être effectuées que lorsque tous les membres sont présents et que les enregistrements ne peuvent être modifiés qu'avec le consentement de tous les membres.

89. Que doit contenir la caisse à utiliser lors des réunions du groupe d'épargne?

La caisse verrouillable doit contenir les éléments ci-dessous,

  • 3 cadenas de bonne qualité, chacun avec deux clés
  • 1 registre central pour suivre l'activité financière
  • 25 livrets (un pour chaque membre du groupe)
  • 25 cartes numérotées (une pour chaque membre du groupe)
  • Tampon en caoutchouc et tampon encreur
  • 2 stylos: l'un noir ou bleu, l'autre rouge
  • Stylos correcteurs / alternatives comme l'encre correcteur
  • Calculatrice
  • 2 bols en plastique (un pour les amendes et un pour la gestion du fonds social, l'achat d'actions / l'épargne et le remboursement des prêts)
  • 2 sacs d'argent en tissu (un pour le fonds social, un pour le fonds d'épargne / crédit)
  • Copie de la constitution du groupe

 

VIII. Tenue de registres

90. Qu'est-ce qu'un livret et comment peut-il être utilisé par les groupes d'épargne pour la tenue de registres?

Chaque membre du groupe reçoit un livret individuel. Toutes les transactions d'épargne et de prêt du membre sont conservées dans ce livret. Lors de chaque réunion, l'épargne du membre est enregistrée à l'aide de timbres (sur la page d'épargne du livre) pour le nombre d'actions épargnées et au dos du même livret, le rapport des détails de la dette du membre est tenu à jour.

91. Quels sont les registres centralisés par le Groupe d'épargne?

En plus du livret individuel fourni à chaque membre, le groupe tient à jour un registre central avec des sections séparées pour suivre les présences et clôturer les soldes de trésorerie du fonds de prêt et du fonds social.

92. Comment l'entrée dans le livret du membre est-elle mise à jour lorsque le membre effectue une épargne auprès du Groupe?

Lorsque les membres épargnent avec le groupe en achetant des actions, le teneur de registre tamponnera le nombre d'actions achetées dans la page d'épargne de leurs livrets, tout en s'assurant que le membre surveille et confirme que le nombre d'actions estampillé est correct. Des espaces vides sont ensuite barrés sur la ligne de réunion respective pour empêcher l'entrée frauduleuse d'actions à une date ultérieure.

93. Qu'est-ce qui est documenté dans le dossier de prêt du livret du membre?

Le dossier de prêt dans le livret documente les détails suivants pour chaque prêt contracté par le membre, qui est également mis à jour à chaque réunion

  • Numéro du prêt (pour indiquer s'il s'agit du premier, du deuxième ou du nième prêt du membre);
  • Montant du prêt - reçu par le membre / solde dû;
  • Frais de service sur le prêt;
  • Montant payé par le membre;
  • Montant total dû par le membre;
  • Signature du membre pour chaque inscription

Lorsque le membre rembourse le montant total du prêt, une ligne diagonale rouge est tracée à travers le dossier de prêt respectif et le responsable du dossier signe dans la colonne des signatures.

94. Dans quelles situations un stylo rouge est-il utilisé dans le livret d'un membre?

Un stylo rouge n'est utilisé dans le livret du membre que pour indiquer l'annulation des parts d'un membre ou la clôture d'un prêt complété.

 

IX. Les références:

  1. Association villageoise d'épargne et de crédit - Guide de l'animateur (2012) - IRC
  2. Groupes d'épargne: que sont-ils? - Le réseau SEEP
  3. Guide du programme VSLA (Novembre 2007) - VSL Associates
  4. 25 ans de AVEC - CARE International